Estatutos I Acuerdo FEA-FAGRO I Instructivo I Manual Operativo I

ESTATUTOS:

ARTICULO PRIMERO. Constitución. Con el nombre de Fundación Dr. Eduardo Acevedo, se crea una  entidad  sin fines de lucro, que se regirá por estos estatutos y las leyes y reglamentos aplicables. Su domicilio está constituido en la Ciudad de Montevideo.

 ARTICULO SEGUNDO. Objeto Social.   La Fundación tendrá por objetivo: a) Apoyar social y económicamente a la Facultad de Agronomía, en sus funciones de docencia, investigación, extensión y divulgación del conocimiento agronómico nacional, b) Proponer a la defensa del ámbito laboral y profesional del ingeniero agrónomo; Promoviendo, estudiando y mejorando sus intereses. c) Proponer a la capacitación técnica de los ingenieros agrónomos, mediante publicaciones especializadas, cursos, conferencias, seminarios, etc. d) Establecer contactos y relaciones con entidades similares del país y del extranjero. e) Procurar obtener contribuciones nacionales o del exterior, para cumplir con los presentes fines.

ARTICULO TERCERO. Patrimonio. El patrimonio estará constituido por: I) Las donaciones o legados de origen público o privado, nacionales o extranjeros, que se le hicieren; II) Las rentas o intereses del patrimonio o las colocaciones que se realicen en sus cuentas bancarias; III) La enajenación de bienes que reciba la Fundación; IV) La suma de U$S 1.000 (un mil dólares estadounidenses) depositados en efectivo en el Banco de la República Oriental del Uruguay.

ARTICULO CUARTO. El destino a dar a los recursos de que disponga la Fundación se hará atendiendo a las demandas, planes y prioridades que la Facultad de Agronomía formulará en acuerdo con la Fundación.

ARTICULO QUINTO. De la Junta Directiva. La dirección, administración y representación de la Fundación estará a cargo de una Junta Directiva integrada por seis (6) miembros titulares que durarán tres (3) años en sus funciones, de los cuales el presidente será el Decano de la Facultad de Agronomía, siempre que éste acepte el cargo. Los restantes cinco (5) miembros serán nombrados de común acuerdo entre el Consejo de la Facultad de Agronomía y la Comisión Directiva de la Asociación de Ingenieros Agrónomos. Los miembros serán ingenieros agrónomos que sean socios de la Asociación de Ingenieros Agrónomos, no pudiendo ser consejeros ni docentes de la Facultad de Agronomía ni directivos de dicha asociación. Conjuntamente se designará de la misma forma de acuerdo, seis (6) suplentes, los que sustituirán a aquéllos por el sistema de suplentes respectivos, cuando fuese necesario. En caso de no aceptación del Decano de la Facultad de Agronomía el presidente será nombrado  siguiendo el mismo procedimiento - y considerando las mismas condiciones- establecidos  en el presente artículo  para los restantes miembros de la Junta Directiva. El desempeño de estas funciones será honorario e incompatible con la calidad  de empleado de la Fundación.

ARTICULO SEXTO. Atribuciones de la Junta Directiva. Son sus atribuciones: I) administrar su patrimonio social; II) cumplir y hacer cumplir los estatutos de esta Fundación; III) preparar y aprobar el presupuesto anual de la Fundación; IV) Otorgar y suscribir poderes generales o especiales, revocarlos o sustituirlos;  y V) Abrir y operar cuentas bancarias.

ARTICULO SEPTIMO. Los integrantes de la Junta Directiva designarán, en su primera sesión y de entre sus miembros, el Vicepresidente, el Secretario y el Tesorero y sus respectivos suplentes, los que se ocuparán de dichas funciones.

ARTICULO  OCTAVO. La Junta Directiva se reunirá válidamente, con un mínimo de cuatro (4) miembros, y sus resoluciones se tomarán por simple mayoría de votos. En caso de empate, el Presidente tendrá doble voto.

ARTICULO NOVENO. Son las funciones: I) Del Presidente: presidir las sesiones de la Junta Directiva y representar legalmente a la Fundación, conjuntamente con el Secretario; II) Del Vicepresidente: presidir, en caso de ausencia del Presidente, las sesiones de la Junta Directiva; III) Del Secretario: efectuar las citaciones a reunión, redactar las actas de las sesiones y sus resoluciones, las que llevarán la conformidad del Presidente, y atender la correspondencia; y IV) Del Tesorero: mantener actualizado un estado de ingresos y egresos así como del patrimonio y otros valores, la emisión de órdenes y cheques y la transferencia de fondos bancarios, con su firma y la del Presidente o Secretario.

ARTICULO DECIMO. De la Comisión Fiscal. La Comisión Fiscal estará integrada por tres (3) miembros-socios de la Asociación de Ingenieros Agrónomos- que durarán tres(3) años en sus funciones y que serán nombrados de común acuerdo entre el Consejo de la Facultad de Agronomía y la Comisión Directiva de dicha asociación. Por el mismo sistema, se nombrará a su tres (3) suplentes, los que sustituirán a los titulares, cuando fuese necesario, por el sistema de suplentes respectivos. El desempeño de esta función será honoraria e incompatible con la calidad de empleado de la Fundación.

ARTICULO UNDECIMO. Atribuciones de la Comisión Fiscal. Son atribuciones de la Comisión Fiscal: I) Examinar los libros y documentos de la Fundación, el estado de caja y las existencias de bienes y valores, con la frecuencia que juzgue conveniente; II) dictaminar sobre el inventario y el balance anual aprobado por la Junta directiva, formulando las observaciones pertinentes; III) Asistir, cuando lo estime conveniente o a solicitud de la Junta Directiva, con voz pero sin voto, a las sesiones de la misma. IV) Plantear a la Junta Directiva las observaciones a su gestión, así como los antecedentes revisados;  V) velar porque la Junta Directiva cumpla con las leyes y con los estatutos de esta Fundación, dando cuenta de las irregularidades constatadas a la Facultad de Agronomía y a la Asociación de Ingenieros Agrónomos.

ARTICULO DUODECIMO.  Para la reforma de estos estatutos se requerirá una propuesta escrita formulada por el Presidente y dos integrantes de la Junta  Directiva. En tal caso, deberá procederse a la convocatoria de la Junta Directiva con la inclusión en el orden del día de la propuesta de la reforma planteada. Para su aprobación, deberá contar con el voto favorable de, por lo menos, cuatro de sus integrantes. El mismo régimen se aplicará para la disolución de la Fundación, debiendo ser destinado el patrimonio existente de esta Fundación a la Facultad de Agronomía.

ACUERDO COMPLEMENTARIO AL CONVENIO ENTRE LA UNIVERSIDAD DE LA REPUBLICA (FACULTAD DE AGRONOMIA) Y LA FUNDACION EDUARDO ACEVEDO

En la ciudad de Montevideo el día 9 del mes de octubre del año 2000 se reúnen la Universidad de la República (Facultad de Agronomía) representada por el Rector Rafael Guarga y la Fundación Dr Eduardo Acevedo representada por el Presidente Enrique Llanes a efectos de suscribir el presente
ACUERDO COMPLEMENTARIO al Convenio Marco entre ambas instituciones del día vientiuno
de Mayo de 1996 de acuerdo a las siguientes estipulaciones:

PRIMERO: Las partes acuerdan apoyarse mutuamente en el planeamiento, formulación, ejecución y administración de programas y proyectos en áreas de interés común relacionadas a la investigación, enseñanza, extensión y divulgación del pensamiento agronómico nacional.

SEGUNDO: Las partes se comprometen a que, en la medida de sus posiblilidades aportarán los recursos humanos y materiales que sean necesarios para la ejecución de lo establecido en el artículo precedente. A efectos de iniciar la ejecución de este Acuerdo, la Facultad se compromete a poner a disposición de la Fundación la infraestructura necesaria para su funcionamiento, comprendiendo al personal de apoyo y un local de trabajo.

TERCERO: Cualquiera de las partes podrá, asimismo, encargar a la otra la administración de actividades académicas de interés común. Para estos efectos regirán las normas contables y financieras y las normativas sobre el personal y demás pertinentes que le correspondan a la parte que ha recibido el encargo, incluyéndose las referidas al cobro de los costos por administración y/o overheads establecidas por las respectivas regulaciones internas de cada institución.

CUARTO: Los elementos inventariables entregados por una de las partes a la otra en calidad de préstamo, deberán ser restituídos a la parte que los haya facilitado una vez cumplida la finalidad para lo que fueron destinados en buen estado de conservación sin perjuicio del deterioro ocasionado por el uso normal y el paso del tiempo.

QUINTO: En toda circunstancia o hecho que tenga relación con este Acuerdo las partes mantendrán la individualidad y autonomía de sus respectivas estructuras técnicas y administrativas y asumirán individualmente las responsabilidades consiguientes.

SEXTO: Este Acuerdo tendrá una duración de un año y será prorrogable por períodos iguales en forma automática, a menos que alguna de las partes exprese lo contrario en forma inequívoca. Podrá ser denunciado siempre y cuando alguna de las partes lo indique fehacientemente con una antelación de tres meses.

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DE FONDOS

Antecedentes

La Fundación Eduardo Acevedo es una asociación civil sin fines de lucro creada por la Facultad de Agronomía y la Asociación de Ingenieros Agrónomos con el fin de apoyar a la Facultad de Agronomía en sus funciones de enseñanza, investigación y extensión.
La Fundación opera en la órbita del Derecho Privado y es una persona jurídica independiente de la Universidad de la República (Facultad de Agronomía). Ambas instituciones han firmado un convenio en el que se ha establecido que la Fundación, entre otros aspectos, puede realizar la administración de proyectos de la Facultad.

La forma de utilizar los fondos que administra la Fundación está contenida en el presente instructivo que debe ser conocido por todos aquellas personas que vayan a encargarse de dicha utilización.

Instructivo

1. La Fundación Eduardo Acevedo administra proyectos por encargo del Consejo de la
Facultad de Agronomía conforme a lo establecido en el convenio firmado entre la Fundación y
la Universidad de la República. Dicha administración debe ser solicitada por el responsable
del proyecto al Consejo de la Facultad de Agronomía quien la autorizará si lo estima
pertinente (formulario 01 ).

2. Una vez recibido el encargo del Consejo de Facultad, la Fundación realizará la recaudación de fondos correspondientes.

3. La oficina de la Fundación lleva una registración separada para cada proyecto. Los ingresos de fondos de cada proyecto por concepto de desembolsos del financiador y todos los movimientos de fondos se registran en un sistema de información.

4. Cada proyecto tendrá un responsable por el retiro de fondos, quien a su vez podrá indicar por escrito quienes están autorizados a retirar fondos del proyecto (formulario 02 ).

5. Los proyectos ejecutarán sus gastos a través de solicitudes escritas de fondos (formulario 03) Las solicitudes de fondos podrán ser entregadas en la oficina o enviadas por correo electrónico.

6. Las adquisiciones de bienes y servicios de cada proyecto se harán directamente por el responsable del proyecto o por quien éste determine.

7. En la ejecución de los gastos los proyectos deberán considerar las condiciones impuestas por el financiador con respecto a la elegibilidad de los gastos y a su rendición. La Fundación no será responsable por gastos no elegibles realizados por el responsable del proyecto.

8. En los proyectos que tienen plazos establecidos por el financiador para su rendición, el responsable del proyecto estará obligado a la entrega de la documentación en tiempo y forma.

9. Los comprobantes que respalden los gastos realizados por el proyecto deberán ser entregados en forma periódica en la oficina. Cuando se trate de comprobantes que no estén en condiciones hábiles, la oficina los rechazará y lo hará saber por escrito al responsable del proyecto.

10. La Fundación no paga salarios. En el caso de que el proyecto deba realizar pagos de sueldos, los fondos se ingresarán a la Facultad a través de donaciones para que ésta realice los pagos de los salarios correspondientes. Para ello el docente responsable deberá solicitar por escrito a la Facultad de Agronomía que acepte una donación correspondiente al monto que se desea ingresar a la Facultad de Agronomía para el pago de dichos sueldos.

11. En el caso de que el proyecto deba realizar el pago de honorarios profesionales se requiere de la presentación de boletas profesionales. Para el caso de que el pago de honorarios profesionales sea para docentes de la Facultad se requerirá, además, la resolución previa del Consejo de Facultad autorizando dicho pago.

12. Los procedimientos de rendición de fondos ante el financiador estarán a cargo de la oficina de la Fundación.

13. De acuerdo a lo autorizado por el Consejo de Facultad, la Fundación le cobra a los proyectos un 2,5% por concepto de los gastos de administración. En forma periódica y con comunicación al responsable del proyecto, la oficina le debitará dichos fondos al proyecto y los ingresará a la Fundación. De los cobros de gastos de administración se emitirá y se entregará a los proyectos el recibo correspondiente.

MANUAL OPERATIVO DE LA OFICINA DE LA FUNDACIÓN EDUARDO ACEVEDO

1. La Fundación Eduardo Acevedo administrará los proyectos que le indique el Decano o el Consejo de la Facultad de Agronomía conforme a las normas vigentes. Cada proyecto tendrá una registración separada.

2. Ingresos de fondos
Los ingresos de fondos de cada proyecto por concepto de desembolsos del
financiador serán registrados en el sistema de información. Al registrarse cada ingreso se crearán los compromisos correspondientes a los montos de gastos de administración de la Fundación y el overhead de la Facultad (cuando éste corresponda) por separado. Los cheques recibidos se depositarán en la cuenta bancaria de inmediato. Cuando sea la Facultad la que realice el cobro de los desembolsos por Tesorería se realizará una solicitud escrita de pasaje de fondos a la cuenta de la Fundación.

3. Uso de los fondos
Las adquisiciones de bienes y servicios de cada proyecto se harán directamente por el responsable del proyecto o por quien éste determine. Los proyectos deberán considerar las condiciones impuestas por el financiador con respecto a la elegibilidad de los gastos y a su rendición. La Fundación no será responsable por gastos no elegibles realizados por el responsable del proyecto. Los proyectos ejecutarán sus gastos a través de solicitudes de fondos. Los montos destinados al pago de sueldos de personal del proyecto se ingresarán a la Facultad de Agronomía a través de donaciones del proyecto a la Facultad.

4. Trámite de las solicitudes de fondos
Los proyectos realizarán retiros de fondos mediante solicitud escrita firmada por el responsable del proyecto. Las solicitudes de fondos podrán ser entregadas en la oficina o enviadas por correo electrónico. La oficina verificará diariamente el ingreso de solicitudes de fondos y les dará trámite de inmediato.

Una vez recibida la solicitud, se seguirán los siguientes pasos:

i) Se imprimirá en caso de ser recibida por correo electrónico
ii) Se verificará en el sistema de información si el proyecto cuenta con fondos suficientes para atender la solicitud respectiva. La existencia de fondos suficientes o su insuficiencia se harán constar por escrito en la misma solicitud.
iii) En caso de contar con suficientes fondos se realizará el pago a través de cheque. El cheque se hará nominativo, a nombre del responsable del proyecto o de quien éste determine. Sólo se harán cheques al portador cuando el pago se realice en la oficina.
iv) Una vez retirado el cheque por el responsable del proyecto o quien este determine se registrará como salida de caja, que deberá ser firmada por el responsable al momento de retirar el cheque.
v) Se registrará en el sistema de información la entrega de fondos.

5. Pagos por transferencias bancarias
La oficina podrá disponer que algunos pagos se realicen por transferencias de fondos o giros bancarios. Para estos casos regirán las formalidades generales para comprobar los gastos respectivos y no es suficiente el comprobante de
transferencia.

6. Rendición y registración de gastos
Todos los gastos realizados por el proyecto deberán respaldarse en documentos comprobantes hábiles. La oficina es responsable de verificar las condiciones que establezcan las normas nacionales y las regulaciones del financiador respectivo para la aceptabilidad de los comprobantes. En los proyectos que tienen plazos establecidos por el financiador con respecto a su rendición, será de responsabilidad del responsable del proyecto la entrega de la documentación en tiempo y forma. Los comprobantes que respalden los gastos realizados por el proyecto deberán ser entregados en forma periódica en la oficina. Dichos gastos se registrarán de inmediato en el sistema de información dejándose constancia en el comprobante. Cuando se trate de comprobantes que no estén en condiciones hábiles, la oficina los rechazará y lo hará saber por escrito al responsable del proyecto.

7. Donaciones de los proyectos para el pago de sueldos.
En el caso de que el proyecto deba realizar pagos de sueldos, los fondos se ingresarán a la Facultad a través de donaciones para que ésta realice los pagos de los salarios correspondientes. Para ello el docente responsable deberá solicitar por escrito a la Facultad de Agronomía que acepte una donación correspondiente al monto que se desea ingresar a la Facultad de Agronomía para el pago de dichos sueldos.

8. Caja fuerte
Los montos de contado que tenga disponibles la oficina se guardarán en la caja fuerte cuando sean sumas inferiores a $ 10.000. En caso de tratarse de sumas mayores a dicho monto se hará el depósito correspondiente en la cuenta bancaria. Cualquier movimiento de los fondos existentes en la caja fuerte se registrará en la planilla de salidas y entradas.

9. Conciliaciones bancarias Se hará una conciliación bancaria la primera semana de cada vez.

10. Cobro de gastos de administración
La Fundación le cobrará a los proyectos los gastos por concepto de administración que autorice el Consejo de Facultad. En forma periódica y con comunicación al responsable del proyecto, le debitará dichos fondos del proyecto y los ingresará a la Fundación. Ese ingreso se registrará en el proyecto Gastos de Administración de la Fundación. De los cobros de gastos de administración se emitirá y se entregará a los proyectos el recibo correspondiente.